Mettre en place une prévoyance par décision unilatérale (DUE) : le mode d'emploi

Mettre en place une prévoyance par décision unilatérale (DUE) : le mode d'emploi

Vous avez décidé de protéger vos salariés avec une prévoyance collective (ou une mutuelle). C'est une excellente initiative. Mais si votre entreprise n'a pas de délégués syndicaux pour signer un accord d'entreprise, comment formaliser cette décision juridiquement ? La solution est la Décision Unilatérale de l'Employeur (DUE). Attention, ce document écrit est obligatoire pour bénéficier des exonérations de charges sociales. Voici comment ne pas se tromper.

Qu'est-ce qu'une DUE et pourquoi est-elle vitale ?

La DUE est un acte juridique écrit par lequel l'employeur s'engage, seul, à faire bénéficier ses salariés de garanties de protection sociale. C'est la preuve juridique de l'existence du régime.

L'enjeu URSSAF : En cas de contrôle, l'inspecteur demandera immédiatement votre DUE. Si elle n'existe pas, si elle est incomplète ou si vous ne pouvez pas prouver qu'elle a été remise à chaque salarié, l'URSSAF peut remettre en cause le caractère "collectif et obligatoire" du régime et redresser l'ensemble des exonérations de charges sociales sur les 3 dernières années.

Les 5 mentions obligatoires que doit contenir votre DUE

Pour être valable, votre document doit être précis et détailler :

1. Les bénéficiaires : L'ensemble du personnel ou une catégorie objective (ex: Cadres / Non-cadres).
2. Les garanties : La nature des risques couverts (décès, incapacité, invalidité...).
3. Le taux de cotisation et sa répartition : Quelle est la part payée par l'employeur et celle payée par le salarié (ex: 50/50, 60/40...).
4. Les cas de dispense : La liste des cas où un salarié peut refuser d'adhérer (CDD courts, temps partiels...). Si ce n'est pas écrit dans la DUE, vous ne pourrez pas appliquer de dispense !
5. La date d'effet et la durée : Quand commence le régime et pour combien de temps.

La procédure de remise : la preuve est indispensable

Rédiger la DUE ne suffit pas. Vous devez prouver que vous avez informé chaque salarié individuellement. Deux méthodes sont recommandées :

• La remise en main propre contre décharge (signature d'une liste d'émargement).
• L'envoi par email avec accusé de réception ou via le coffre-fort numérique du salarié.

Pour les nouveaux embauchés, la DUE doit être remise lors de la signature du contrat de travail.

Comment un courtier sécurise votre mise en place ?

Rédiger une DUE est un exercice juridique périlleux. En tant que courtier membre du Clarisse Groupe, nous ne vous laissons pas seul avec un modèle type trouvé sur internet :

• Nous rédigeons votre DUE sur mesure : Nous adaptons le texte à votre contrat d'assurance et à votre convention collective.
• Nous intégrons les bonnes dispenses : Nous vous conseillons sur les clauses de dispense à insérer pour faciliter votre gestion RH (notamment pour les saisonniers).
• Nous assurons le suivi : Si la législation ou votre contrat change, nous mettons à jour votre DUE.

FAQ : vos questions sur la DUE

Dois-je informer le CSE (Comité Social et Économique) ?

Oui. Si votre entreprise dispose d'un CSE, vous devez l'informer et le consulter avant la mise en place du régime par DUE. Le procès-verbal de la réunion servira de preuve de cette consultation.

Puis-je modifier une DUE existante ?

Oui, vous pouvez modifier ou dénoncer une DUE à tout moment. Cependant, vous devez respecter un délai de prévenance suffisant (généralement 3 mois) et informer à nouveau individuellement chaque salarié des changements (augmentation de cotisation, changement d'assureur...).

La DUE est-elle obligatoire pour les entreprises de moins de 11 salariés ?

Oui, absolument. Quelle que soit la taille de l'entreprise, s'il n'y a pas d'accord collectif ou de référendum, la DUE est le seul moyen de formaliser le régime vis-à-vis de l'URSSAF.

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